ทำความรู้จัก..การจัดการความรู้..

ความรู้คืออะไร

คำว่า "ความรู้" มีความหมายหลายนัยและหลายมิติ

o    ความรู้ คือ สิ่งที่เมื่อนำไปใช้ จะไม่หมด หรือสึกหรอ แต่จะยิ่งงอกเงย หรืองอกงามขึ้น

o    ความรู้ คือ สารสนเทศที่นำไปสู่การปฏิบัติ

o    ความรู้ เป็นสิ่งที่คาดเดาไม่ได้

o    ความรู้ เกิดขึ้น ณ จุดที่ต้องการใช้ความรู้นั้น

o    ความรู้ เป็นสิ่งที่ขึ้นกับบริบท และกระตุ้นให้เกิดขึ้น โดยความต้องการ

ชนิดของความรู้

ความรู้อาจแบ่งเป็น 3 ชนิด ตามลักษณะที่ปรากฏ ดังนี้

1. ความรู้ที่เปิดเผย (explicit knowledge) รู้กันทั่วไป พบเห็นโดยทั่วไปในหนังสือ ตำรา สื่อต่างๆ เข้าถึง และแลกเปลี่ยนได้ไม่ยาก

2. ความรู้ที่แฝงอยู่ในองค์กร (embedded knowledge) แฝงอยู่ในรูปกระบวนการทำงาน คู่มือ กฎเกณฑ์ กติกา ข้อตกลง ตารางการทำงาน บันทึกจากการทำงาน

3. ความรู้ที่ฝังลึกในคน (tacit knowledge) ฝังอยู่ในความคิด ความเชื่อ ค่านิยม ที่คนได้มาจากประสบการณ์ ข้อสังเกต ที่สั่งสมมานาน จากการเรียนรู้ที่หลากหลาย และเชื่อมโยงจนเป็นความรู้ที่มีคุณค่าสูง แต่แลกเปลี่ยนยาก ความรู้ที่ฝังลึกไม่สามารถแปลเปลี่ยนมาเป็นความรู้ ที่เปิดเผยได้ทั้งหมด แต่จะต้องเกิดจากการเรียนรู้ ผ่านความเป็นชุมชน เช่น การสังเกต แลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างการทำงาน

การจัดการความรู้ คืออะไร

การจัดการความรู้ เป็นกระบวนการ (process)  ที่ดำเนินการร่วมกันโดยผู้ปฏิบัติงานในองค์กรหรือหน่วยงานย่อยขององค์กร   เพื่อสร้างและใช้ความรู้ในการทำงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์ดีขึ้นกว่าเดิม เป็นกิจกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ไม่ใช่กิจกรรมของนักวิชาการหรือนักทฤษฎี แต่นักวิชาการ หรือนักทฤษฎีอาจเป็นประโยชน์ในฐานะแหล่งความรู้ (resource person) หรือผู้อำนวยความสะดวกในการจัดการความรู้

หลักการ 4 ประการ ของการจัดการความรู้

หลักการสำคัญ 4 ประการ ได้แก่

1.ให้คนหลากหลายทักษะ หลากหลายวิธีคิด ทำงานร่วมกันอย่างสร้างสรรค์ การจัดการความรู้ที่มีพลังต้องทำโดยคนที่มีพื้นฐานแตกต่างกัน มีความเชื่อหรือวิธีคิดแตกต่างกัน (แต่มีจุดรวมพลังคือมีเป้าหมายอยู่ที่งานด้วยกัน) ถ้ากลุ่มที่ดำเนินการจัดการความรู้ ประกอบด้วยคนที่คิดเหมือนๆกัน การจัดการความรู้จะไม่มีพลัง ในการจัดการความรู้ความแตกต่างหลากหลาย (heterogeneity) มีคุณค่ามากกว่าความเหมือน (homogeneity)

2.ร่วมกันพัฒนาวิธีการทำงานในรูปแบบใหม่ๆ เพื่อบรรลุประสิทธิผลที่กำหนดไว้ หรือฝันว่าจะได้ ในการจัดการสมัยใหม่ ประสิทธิผลประกอบด้วย องค์ประกอบ 4 ประการ คือ

oการตอบสนองความต้องการ (responsiveness) ซึ่งอาจเป็นความต้องการของลูกค้า ความต้องการของสังคม หรือความต้องการที่กำหนดโดยผู้บริหารองค์กร

oนวัตกรรม (innovation) ซึ่งอาจเป็นนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ หรือวิธีการใหม่ๆ ก็ได้

oขีดความสามารถ (competency) ขององค์กร

oประสิทธิภาพ (efficiency) ในการทำงาน

3.ทดลองและเรียนรู้ เนื่องจากกิจกรรมการจัดการความรู้ เป็นกิจกรรมสร้างสรรค์ ซึ่งหมายความว่าต้องคิดแบบ "หลุดโลก" จังต้องมีวิธีการดึงกลับมาสู่ความเป็นจริงในโลก หรือในสังคม โดยการทดลองทำเพียงน้อยๆ ซึ่งถ้าล้มเหลว ก็ก่อผลเสียหายไม่มากนัก ถ้าได้ผลไม่ดีก็ยกเลิกความคิดนั้น ถ้าได้ผลดี จึงขยายการทดลองเป็นทำมากขึ้น จนในที่สุด ขยายเป็นวิธีทำงานแบบใหม่ หรือได้ best practices ใหม่นั่นเอง

เหตุผลที่องค์กรนำการจัดการความรู้มาใช้

1.เพื่อเก็บความทรงจำขององค์กรไว้

2.เพื่อสงวนทรัพยากรขององค์กร ทำให้คนมีความสุข มีคุณค่า ไม่ออกไปจากองค์กร

3.เพื่อเพิ่มประสิทธิผลขององค์กร ซึ่งประสิทธิผลในที่นี้ ครอบคลุมการตอบสนอง (ความต้องการของลูกค้า เป้าหมายขององค์กร และเป้าหมายของสังคม) นวัตกรรม ขีดความสามารถ และประสิทธิภาพ

4.เพิ่มทุนปัญญาให้แก่องค์กร คนมีความสำคัญ แต่ความสัมพันธ์ระหว่างคน มีความสำคัญมากกว่า

เคล็ดลับการจัดการความรู้
เคล็ดลับที่ 1 ได้แก่ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing)
เคล็ดลับที่ 2 ได้แก่ การหมุนเกลียวความรู้ (Knowledge Spiral) เพื่อยกระดับความรู้ของกลุ่ม หรือขององค์กร
เคล็ดลับที่ 3 ทำให้ความรู้ของบุคคลเป็นหนึ่งเดียวกับความรู้ขององค์กร
เคล็ดลับที่ 4 การยกระดับความรู้โดยเคลื่อนความรู้ข้ามแดน ได้แก่ 
(1) ข้ามแดนตระกูลความรู้คือข้ามไปมาระหว่างความรู้ในคน กับความรู้ในกระดาษ 
(2) ข้ามแดนบุคคล ให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างคนโดยเฉพาะระหว่างคนที่มีมุมมองหรือวิธีคิดต่างกัน ((((
(3) ข้ามแดนหน่วยงานภายในองค์กรหรือถ้าไม่ติดปัญหาการรักษาความลับ การข้ามแดนออกไปนอกองค์กรจะยิ่งช่วยยกระดับความรู้ 
(4) ข้ามแดนระดับความรับผิดชอบในองค์กรได้แก่ ข้ามแดนระหว่างพนักงาน ระดับปฏิบัติการ - ผู้บริหารระดับกลาง - ผู้บริหารระดับสูง วนกลับไปกลับมา และ 
(5) ข้ามแดนรูปแบบการทำงาน ได้แก่ รูปแบบการทำงานที่เน้นกฎระเบียบ และการบังคับบัญชา (bureaucracy) กับรูปแบบการทำงาน ที่เน้นความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ (project team)

การจัดการความรู้

การจัดการอย่างเป็นระบบ

              i.กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)

1)การบ่งชี้ความรู้ กรอบกระบวนการ พิจารณาว่า วิสัยทัศน์/ พันธกิจ/ เป้าหมาย คืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องรู้อะไร , ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง, อยู่ในรูปแบบใด, อยู่ที่ใคร

2)การสร้าง แสวงหา การสร้างความรู้ใหม่, แสวงหาความรู้จากภายนอก, รักษาความรู้เก่า, กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

3)การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ วางโครงสร้างความรู้  เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้ อย่างเป็นระบบในอนาคต

4)การประมวลและกลั่นกรองความรู้ ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน, ใช้ภาษาเดียวกัน, ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์

5)การเข้าถึงความรู้ โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ การเผยแพร่ประชาสัมพันธ์

6)การแบ่งปัน แลกเปลี่ยนความรู้ กรณีเป็น Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็น เอกสาร, ฐานความรู้, เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน, กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม, ชุมชนแห่งการเรียนรู้, ระบบพี่เลี้ยง, การสับเปลี่ยนงาน, การยืมตัว, เวทีแลกเปลี่ยนความรู้

7)การเรียนรู้ ทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่นเกิดระบบการเรียนรู้จาก  สร้างองค์ความรู้>นำความรู้ไปใช้>เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่องจนเกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กร

               ii.กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง

1)การเตรียมการและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม: กิจกรรมการมีส่วนร่วมและสนับสนุนจากผู้บริหาร การกำหนดโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร  ทีม/ หน่วยงานที่รับผิดชอบ  การกำหนดระบบการติดตามและประเมินผล การกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

2)การสื่อสาร  จัดกิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำ, ประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทุกคน, แต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร

3)กระบวนการและเครื่องมือ  เพื่อให้การค้นหา  เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกรวดเร็วขึ้น โดยการเลือกใช้ขึ้นกับชนิดของความรู้, ลักษณะขององค์กร (ขนาด,  สถานที่ตั้ง ฯลฯ), ลักษณะการทำงาน, วัฒนธรรมองค์กร, ทรัพยากร

4)การเรียนรู้   สร้างความเข้าใจ ตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการความรู้ โดยพิจารณาเพื่อให้เกิดความเหมาะสมของเนื้อหา, กลุ่มเป้าหมาย, วิธีการ, การประเมินผลและปรับปรุง

5)การวัดผล เพื่อติดตามการบรรลุเป้าหมาย  การนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงการดำเนินงาน การสื่อสารเพื่อให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้ในระดับต่างๆทั้งระบบ (System), ผลลัพธ์ (Output) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ (Outcome)
6)การยกย่องชมเชยและให้รางวัล  สร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยพิจารณาความต้องการของบุคลากร, แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาว, บูรณาการกับระบบที่มีอยู่, ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละช่วงเวลา

การกำหนด  ขอบเขต KM  (KM Focus Area)  และเป้าหมาย KM (Desired State) ที่เพื่อสนับสนุนประเด็นยุทธศาสตร์ (แบบฟอร์ม 1+2+3 หรือ 7)

               i.    แนวทางการกำหนดขอบเขตและเป้าหมาย KM

1)เป็นความรู้ที่จำเป็นสนับสนุนพันธกิจ/ วิสัยทัศน์/  ประเด็นยุทธศาสตร์ ในระดับของหน่วยงานตนเอง

2)เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร

3)เป็นปัญหาที่ประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้

               ii.    การกำหนดเป้าหมาย KM   (Desired  State)

1)เป็นหัวเรื่องความรู้ที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับประเด็นยุทธศาสตร์

2)สอดคล้องกับขอบเขต KM (KM Focus Areas) ที่ได้เลือกมาจัดทำ 

3)สามารถวัดผลได้เป็นรูปธรรม

               iii.    การทวนสอบความถูกต้องและเหมาะสมเพื่อให้หัวข้อขอบเขต KM (KM Focus Area)  และ  เป้าหมาย  KM (Desired State) ที่เลือกทำ สอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ (แบบฟอร์ม 4)

a.การประเมินตนเองเรื่องการจัดการความรู้ เพื่อทราบถึงจุดอ่อน-จุดแข็ง / โอกาส-อุปสรรค   ที่จะเป็นปัจจัยสำคัญต้องปรับปรุง-รักษาไว้ / พัฒนาให้การจัดการความรู้บรรลุผลตามเป้าหมาย     (แบบฟอร์ม 5, 6)

b.การประเมิน ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (Key Success Factor) สำหรับการวางระบบการจัดการความรู้ และการนำระบบไปปฏิบัติ ระบุ 5 ปัจจัยหลัก เพื่อใช้เป็นบรรทัดฐานการจัดทำแผนการจัดการความรู้ ( KM Action Plan) ให้สามารถนำระบบไปปฏิบัติได้อย่างเป็นรูปธรรมภายในหน่วยงาน

c.การจัดทำ Action Plan (แบบฟอร์ม 8, 9)

 แบบฟอร์มต่างๆแบบฟอร์ม KM รวม.docx